Das papierlose, digitale Büro. Fluch oder Segen?

[ehemaliger Autor K.]

Für jeden Abteilungsleiter oder Geschäftsführer einer Unternehmung, in der es viele Büros gibt, stellt sich ständig folgendes Problem: Überall auf den Tischen der Mitarbeiter liegt Schriftwechsel, Akten, Notizzettel. Es ist schwer abzuschätzen: Haben sich alle diese Vorgänge bereits erledigt, sind sie noch in Arbeit, wurde noch gar nicht damit angefangen? Auch im Zeitalter der Computer gibt es jede Menge Papierkram.

Die Lösung: Das papierlose, digitale Büro. Dies hatte mich schon immer als Gedanke fasziniert und ich kannte den Geschäftsführer einer Softwarefirma in Hamburg, der dafür Lösungen erarbeitet hatte. Unser Konzern beschloss daher, Hamburg als Versuchsstandort einzurichten.

Alles was an Post, Fax, Gesprächsprotokoll oder anderem Wege als Aufgabe einging, wurde sofort gescannt, also digitalisiert, vom Computer nach bestimmten Kriterien sortiert und an die Mitarbeiter verteilt. Man konnte zu jedem Zeitpunkt sehen, wer an welchem Vorgang arbeitete und am Ende des Tages erhielten wir ein Protokoll, der noch nicht oder nur teilweise erledigten Aufgaben.

Dabei stellte ich schnell fest: Einige Mitarbeiter brauchten für die Bearbeitung vergleichbarer Vorgänge viel mehr Zeit als andere. Mit der Software konnte man jeden ihrer Arbeitsschritte am Computer nachvollziehen. Dabei stellte sich heraus: Meistens hatten sie die Aufgabe viel zu umständlich gelöst, hatten häufig Irrwege eingeschlagen, viele Fehler gemacht, die sie zwar bemerkten, aber erst mühselig korrigierten, zu oft die falschen Tasten gedrückt, die Zeitabschnitte zwischen den einzelnen Arbeitsgängen waren zu lang usw.

Eine Woche lang ließen wir von jedem Mitarbeiter ein Tagesprotokoll seiner Tätigkeit erstellen und stellten schnell fest: Manche Kollegen konnten bestimmte Aufgaben viel besser lösen als andere, hatten aber dafür woanders erhebliche Schwächen.

Damit wurde deutlich: Viele Arbeitsplätze waren nicht richtig besetzt, die Verteilung der Aufgaben musste neu vorgenommen werden. Jeder sollte sich in Zukunft auf die Arbeiten konzentrieren, wo offensichtlich seine Stärken lagen.

Nach einiger Zeit der Umstellung bewährte sich dies System. Die Produktivität stieg erheblich, die Liste der noch zu lösenden Aufgaben war am Ende des Tages viel kürzer geworden, die Fehlerquote sank deutlich.

Die Vorteile für die Firma sind deutlich: Mehr Effektivität, aber auch: Aufdeckung von Schwachstellen und Erkennung von Rationalisierungspotential, also Kostensenkung.

Und die Mitarbeiter? Ich hatte das Gefühl, das auch sie zufriedener waren, weil sie jetzt Aufgaben hatten, die sie gut beherrschten und Erfolgserlebnisse sahen. Sie wurden von den Tätigkeiten befreit, die sie anscheinend nicht wirklich konnten.

Dem papierlosen, digitalen Büro gehört die Zukunft. Zu offensichtlich sind die Vorteile. Aber für die Mitarbeiter? Ihre Arbeit wird gläsern, man kann sie in jeder Minute überwachen, sieht jeden der Arbeitsschritte und es lässt sich alles nachvollziehen. Es geht nicht nur darum, dass sie arbeiten, sondern auch, wie sie arbeiten, dass sie auch richtig, also effektiv arbeiten. Am Ende des Tages kann man ihnen erzählen, dass sie einen bestimmten Vorgang zu umständlich bearbeitet haben, das sie zu oft auf die falschen Tasten drückten usw. Big Brother total, jede Sekunde des Arbeitstages wird aufgezeichnet, ist nachvollziehbar.

Das papierlose, digitale Büro, Fluch oder Segen? Jeder macht nur die Arbeiten, die er gut kann, das findet man schnell heraus. Sicher auch für den Mitarbeiter ein Vorteil.

Aber, keine selbst genehmigte Kaffeepause oder Zigarettenpause mehr, kein Schwätzchen zwischendurch. Der Chef wird sich fragen: Warum wurde am Computer 2015a zwischen 10.00 Uhr bis 10.05 Uhr nicht gearbeitet? Warum sind dort häufiger solche merkwürdigen Pausen festzustellen? Was ist mit Mitarbeitern, die überall nur Schwächen zeigen, aber keine Stärken? Haben sie den falschen Beruf, sind sie in der falschen Firma, sind sie nur faul? Alles wird aufgezeichnet, alles wird protokolliert. Das System wird immer perfekter.

[Balduin]

Die Kanzlei, in der ich die vergangenen Wochen arbeitete, hat ein Hybrid-Modell umgesetzt: Die Akten sind sowohl in Papier als auch elektronisch vorhanden - wichtiger Vorteil: Anwälte, die oft von Gerichts- zu Gerichtstermin fahren, können in Wartepausen online Dokumente abrufen, einen Schriftsatz diktieren etc. pp. und an einer Akte kann auch parallel gearbeitet werden.

Das Hybrid-Modell soll natürlich über kurz oder lang auf digital-only umgestellt werden. Der Kostenfaktor für Kopieren, Porto, Papier etc. spielt eine nicht unwesentliche Rolle.

Ich bin ein Technik-Freak - das merkt man wohl allein daran, dass ich diese Seite aufgezogen habe, versuche unsere Arbeitsabläufe zu optimieren und jedes Tool, das nützlich erscheint, mindestens einmal ausprobiert habe. Ich bin mit meinem Smartphone 24h online, verwalte online meine Termine/Aufgaben/Notizen und verfolge die Besucherentwicklung auf dieser Seite live mit dem Handy/Tablet.
Dennoch habe ich bei der Arbeit gemerkt: Es ist deutlich angenehmer, eine papierne Akte zu lesen, anzufassen, zu durchblättern... als im PC eine lange Liste zu durchscrollen. Das könnte sich aber mit der technischen Entwicklung ändern.

Insofern: Ja, ich freue mich auf das papierlose Büro. Eine Frage: Wie haltet ihr euer persönliches Büro? Analog oder scannt ihr auch schon alle Dokumente ein? Bei mir: analog.

[Babylon5]

Aber, keine selbst genehmigte Kaffeepause oder Zigarettenpause mehr, kein Schwätzchen zwischendurch. Der Chef wird sich fragen: Warum wurde am Computer 2015a zwischen 10.00 Uhr bis 10.05 Uhr nicht gearbeitet? Warum sind dort häufiger solche merkwürdigen Pausen festzustellen? Was ist mit Mitarbeitern, die überall nur Schwächen zeigen, aber keine Stärken? Haben sie den falschen Beruf, sind sie in der falschen Firma, sind sie nur faul? Alles wird aufgezeichnet, alles wird protokolliert. Das System wird immer perfekter.
[/i]

Wenn ich mir das so durchlese, dann frage ich mich, was dann aus dem Chef wird. Wenn der die zeit hat, seine ganzen Mitartbeiter so exakt zu überwachen, dann kann er nicht gleichzeitig das tun, was er sonst früher getan hat. Also wird die gewonnene Effizienz der Mitarbeiter am Ende wieder dadurch zunichte gemacht, daß der Chef jetzt weniger effizient ist, weil mit Überwachung beschäftigt. Oder er bezahlt einen Mitarbeiter fürs Überwachen, aber dann frage ich mich, was er am Ende gewonnen hat.
Ich glaube nur irgendwie nicht daran, daß der Chef genügend Einsicht besitzen wird, auf das Überwachen zu verzichten... Dabei wäre es das einzig vernünftige...

[Balduin]

Das was du skizzierst Babylon ist ja eigentlich die Uraufgabe des Controllings - und jedes mittelgroße Unternehmen hat ja so eine Abteilung.

[ Post made via Android ]

[Babylon5]

Ich bin regelrecht entzückt.
Jedes mittelständische Unternehmen hat also eine Abteilung, in der Leute arbeiten, deren Aufgabe ist, andere zu überwachen, ob die auch effizient arbeiten. Sagen wir 50 Mitarbeiter arbeiten effizient, was von 4 Leuten überwacht wird. (Ich will gar nicht fragen, ob es dann nicht genausogut möglich wäre 54 nicht ganz so effiziente Mitarbeiter zu beschäftigen...)
Irgendwann müßte dann noch eine 450 Euro Kraft dazu kommen, die noch die vier Leute überwacht, ob die auch effizient darin sind, die anderen effizient zu halten...
Nun, gut, sooo kann man natürlich auch Arbeitsplätze schaffen. Unter dem völligen Verlust von Kreativität. Tja, vielleicht sollte man sich vielleicht dann doch mal überlegen, warum es mit der Innovationskraft ständig bergab geht...

Nein, diese permanente Überwachung mag effizient sein, aber machen wir uns nichts vor- die psychischen Belastungen dadurch werden so enorm ansteigen, daß sie unter dem Strich gesellschaftlich ineffizient wird. Hier haben wir dann wieder das Prinzip der Privatisierung von Gewinnen (Mitarbeiter werden effizienter) und sozialisierung der Kosten (Krankheitskosten durch stressbedingte Krankheiten als Folge der Überwachung.
Das nennt sich Gesamtvolkswirkschaftlich dann Substanzvernichtung.

[Renegat]

Wurde denn das papierlose Büro erfunden, um Mitarbeiter zu kontrollieren? Für mich ist es ein Armutszeugnis für ein Unternehmen, eine Führungskraft, wenn sie eine Maschine braucht, um herauszufinden, dass Mitarbeiter auf den falschen Arbeitsplätzen sitzen. Das kann man durch Gespräche, soziale Kompetenz feststellen.
Eine Unternehmenskultur des Mißtrauens, die dem Mitarbeiter keine Kaffee- oder Zigarettenpause gönnt und ihn wie ein Maschinenteil behandelt, wird auf Dauer die schlechtesten Ergebnisse erzielen.
Für sich betrachtet, kann das papierlose Büro durchaus eine Arbeitserleichterung sein, weil Ablage, Aktenordnung digitalisiert sind. Seit einiger Zeit arbeite ich fast komplett von zu Hause, durch die Dokumentation aller Vorgänge und Digitalisierung von Schreiben reicht die normale Netzverbindung zum AG, um meine Arbeit zu erledigen. Kontrolliert fühle ich mich dabei nicht, schließlich kann man Denken noch nicht sichtbar machen und controllen. Homeoffice setzt schon ein gewisses gegenseitiges Vertrauen voraus. Für mich ist das nur durch den Segen des papierlosen Büros möglich und eine von mehreren Arbeitsformen der Zukunft.

[ehemaliger Autor K.]

Babylon5

Liebe Babylon5,
ganz so schlimm ist es nicht. Für die Überwachung von 50 Mitarbeitern braucht man nicht 4 neue Mitarbeiter, denn wenn sich das System eingespielt hat, reicht es aus, wenn sich der Chef abends die Computerauswertungen ansieht. Das dauert vielleicht eine halbe Stunde. Eingreifen muss man nur dann, wenn Auffälligkeiten feststellbar sind, und zwar nicht nur singulär, sondern periodisch oder permanent. Und dass der Chef länger, härter und intensiver arbeitet als die Mitarbeiter, das finde ich eigentlich selbstverständlich. Die Aufgaben einer Controlling-Abteilung sind übrigens sehr komplex, es geht nicht nur um Kontrolle von Mitarbeitern.

Aber es ist richtig, die Arbeit wird komprimierter und anstrengender. Man kann dem entgegenwirken durch Verteilung von vielen kleinen Pausen über den ganzen Tag, die man vorher festlegt. Aber ansonsten kann der gefürchtete Burn out kommen, das hatten wir ja als Thema gehabt.

[Barbarossa]

Jetzt weiß ich, daß ich den richtigen Job habe. Auch wenn ich etwas weniger verdiene, aber ich bin wenigstens "weit weg vom Schuss" - fahre einfach meine Zeitungen und Postsendungen aus und keiner kann mich dabei kontrollieren. Das einzige, was passieren kann, wenn ich mal ne Zeitung vergesse und der Kunde anruft, dann gibts ne Rekla - aber selbst die bleibt für mich folgenlos.
Also das hier beschriebene Kontrollieren, sogar jede Taste, die man falsch drückt wird gescant und mich dann dafür vielleicht auch noch rechtfertigen müssen, das würde mir voll auf die Nerven gehen. Das wäre nichts für mich.

[Babylon5]

Babylon5

Liebe Babylon5,
ganz so schlimm ist es nicht. Für die Überwachung von 50 Mitarbeitern braucht man nicht 4 neue Mitarbeiter, denn wenn sich das System eingespielt hat, reicht es aus, wenn sich der Chef abends die Computerauswertungen ansieht. Das dauert vielleicht eine halbe Stunde. Eingreifen muss man nur dann, wenn Auffälligkeiten feststellbar sind, und zwar nicht nur singulär, sondern periodisch oder permanent. Und dass der Chef länger, härter und intensiver arbeitet als die Mitarbeiter, das finde ich eigentlich selbstverständlich. Die Aufgaben einer Controlling-Abteilung sind übrigens sehr komplex, es geht nicht nur um Kontrolle von Mitarbeitern.

Lieber Karlheinz, ein Stück weit war der Beitrag ironisch gemeint, weil Ralph auf Controlling-Abteilungen mittelständischer Unternehmen verwies- und sich das so anhörte, als seien die der verlängerte Arm der Geheimdienste und der einzige Zweck die Mitarbeiterüberwachung.
Ich weiß selbst, daß Controlling auch andere Aufgaben hat.

Was den Überwachungsaufwand anbetrifft, bin ich mir nicht sicher. Mir fallen in der Buchhaltung deshalb Auffälligkeiten und Unregelmäßigkeiten auf, weil ich damit ständig beschäftigt bin. Wenn ich mir das Zeug nur gelegentlich mal anschaue, dann ist es nicht leicht, wirkliche Unregelmäßigkeiten zu entdecken.

Und darum dreht sich meine prinzipielle Frage- in welchem Kosten-Nutzen- verhältnis steht das mit der Überwachung?

Aber es ist richtig, die Arbeit wird komprimierter und anstrengender. Man kann dem entgegenwirken durch Verteilung von vielen kleinen Pausen über den ganzen Tag, die man vorher festlegt. Aber ansonsten kann der gefürchtete Burn out kommen, das hatten wir ja als Thema gehabt.

Wie soll es denn dem Burnout entgegenwirken, wenn vorher festgelegt wird, wann man eine Pause braucht? Auf der einen Seite wird ständig was davon geredet, daß man für sich selbst Verantwortung übernehmen soll (im Privaten und beid der Vorsorge usw). aber dann bekommt man nicht einmal zugestanden, selbst zu entscheiden, wann man eine Pause braucht?
Seltsam ist das...

[Babylon5]

Wurde denn das papierlose Büro erfunden, um Mitarbeiter zu kontrollieren? Für mich ist es ein Armutszeugnis für ein Unternehmen, eine Führungskraft, wenn sie eine Maschine braucht, um herauszufinden, dass Mitarbeiter auf den falschen Arbeitsplätzen sitzen. Das kann man durch Gespräche, soziale Kompetenz feststellen.
Eine Unternehmenskultur des Mißtrauens, die dem Mitarbeiter keine Kaffee- oder Zigarettenpause gönnt und ihn wie ein Maschinenteil behandelt, wird auf Dauer die schlechtesten Ergebnisse erzielen.
Für sich betrachtet, kann das papierlose Büro durchaus eine Arbeitserleichterung sein, weil Ablage, Aktenordnung digitalisiert sind. Seit einiger Zeit arbeite ich fast komplett von zu Hause, durch die Dokumentation aller Vorgänge und Digitalisierung von Schreiben reicht die normale Netzverbindung zum AG, um meine Arbeit zu erledigen. Kontrolliert fühle ich mich dabei nicht, schließlich kann man Denken noch nicht sichtbar machen und controllen. Homeoffice setzt schon ein gewisses gegenseitiges Vertrauen voraus. Für mich ist das nur durch den Segen des papierlosen Büros möglich und eine von mehreren Arbeitsformen der Zukunft.

Als erstes- ich beneide dich. Jawohl, tue ich wirklich.
Aber du sagst es- Home Office setzt ein gewisses Vertrauen vorraus- und das ist leider nicht immer gegeben. Ich arbeite auch derzeit von zu Hause aus (allerdings nicht voll digitalisiert, das geht nicht) und stehe leider immer ständig unter dem Verdacht, daß ich es mir auf Kosten meines Chefs gut gehen lasse und daß mein Job ja sehr viel weniger anstrengend ist als er ursprünglich mal gedacht hat.
Das nervt. Wenn ich einen guten Lauf habe und mir alles gut von der Hand geht, dann bin ich mal eine halbe Stunde früher fertig- und dann gönne ich mir die auch. Wenn es mal schlecht läuft, dann bleibe ich ja schließlich auch länger dran sitzen, bis alles wieder klar geht.
Aber viele Chefs können damit scheinbar nicht umgehen...

[ehemaliger Autor K.]

Babylon5

Liebe Babylon5
Ja, was Kosten und Nutzen dieser Überwachung bringt? Die Software war eine einmalige Anschaffung, die hat sich durch die erhöhte Produktivität des Gesamtsystems im Laufe der Zeit schon gelohnt und der spätere Arbeitsaufwand dafür war kaum der Rede wert. Ich bin der Meinung, die Anschaffung war es wert.

Was die Vermeidung von Burn out betrifft. Man sagt zwar, dass jeder selber für sich bestimmen soll, das ist aber in vielen Betrieben gar nicht möglich, hier müssen bestimmte Strukturen vorgegeben werden, weil sonst das Gesamtsystem nicht funktioniert. Deshalb kann auch nicht jeder Pause machen, wann er will. Das muss abgeglichen werden mit den anderen Mitarbeitern und darf den Arbeitsfluss nicht unterbrechen. Es hätte die Möglichkeit bestanden, Gruppen zu bilden und wenn jemand ganz dringend eine Erholung braucht, wird dies mit den anderen abgestimmt. Eine Idee nur.
Zum Glück habe ich an der Universität mit dem ganzen Kram nichts mehr zu tun. Hier habe ich mehr oder weniger Narrenfreiheit, keiner kontrolliert etwas.

[dieter]

Jetzt weiß ich, daß ich den richtigen Job habe. Auch wenn ich etwas weniger verdiene, aber ich bin wenigstens "weit weg vom Schuss" - fahre einfach meine Zeitungen und Postsendungen aus und keiner kann mich dabei kontrollieren. Das einzige, was passieren kann, wenn ich mal ne Zeitung vergesse und der Kunde anruft, dann gibts ne Rekla - aber selbst die bleibt für mich folgenlos.
Also das hier beschriebene Kontrollieren, sogar jede Taste, die man falsch drückt wird gescant und mich dann dafür vielleicht auch noch rechtfertigen müssen, das würde mir voll auf die Nerven gehen. Das wäre nichts für mich.

Lieber Barbarossa,
die Deutsche Rentenversicherung war sicherlich auf dem Weg zur Überwachung, Renten werden und wurden natürlich mit dem Computer berechnet, außerdem hatten und haben wir auch eine Statistik, da kann man sehen wie fleißig jeder Müdarbeiter war.

[Babylon5]

Babylon5

Liebe Babylon5
Ja, was Kosten und Nutzen dieser Überwachung bringt? Die Software war eine einmalige Anschaffung, die hat sich durch die erhöhte Produktivität des Gesamtsystems im Laufe der Zeit schon gelohnt und der spätere Arbeitsaufwand dafür war kaum der Rede wert. Ich bin der Meinung, die Anschaffung war es wert.

Lieber Karlheinz,
du redest jetzt von einem speziellen Fall, oder sehe ich das falsch?
Und ich nehme an, die entsprechende Software wurde auch auf eine entsprechende Aufgabenstellung hin entwickelt.
Wenn dem so ist, dann reden wir ohnehin aneinander vorbei.

Ich habe in einem Unternehmen gearbeitet, an dem die Überwachung der Mitarbeiter gang und gäbe war. Wenn die Mitarbeiter unter Gneralverdacht stehen und eine allgemeine Überwachung gestartet wird, dann ist das so ein bißchen we im Trüben fischen. Und da frage ich mich sowieso nach der Effizienz. Das war der Fall von dem ich ausging...

Was die Vermeidung von Burn out betrifft. Man sagt zwar, dass jeder selber für sich bestimmen soll, das ist aber in vielen Betrieben gar nicht möglich, hier müssen bestimmte Strukturen vorgegeben werden, weil sonst das Gesamtsystem nicht funktioniert. Deshalb kann auch nicht jeder Pause machen, wann er will. Das muss abgeglichen werden mit den anderen Mitarbeitern und darf den Arbeitsfluss nicht unterbrechen. Es hätte die Möglichkeit bestanden, Gruppen zu bilden und wenn jemand ganz dringend eine Erholung braucht, wird dies mit den anderen abgestimmt. Eine Idee nur.

In einer Produktionsgruppe sehe ich das ein. Auch in einem strengen logistischen Prozess, wo alles aufeinander abgestimmt sein muss. (Gut finde ich es dennoch nicht- ein bißchen Spielraum wäre für die Mitarbeiter sicherlich von Vorteil.) In einem Büro halte ich solche strengen Arbeitsabläufe aber für übertrieben. Zumindest kenne ich keinen Büroalltag, in dem die Arbeitsabläufe so verzahnt und vernetzt sind, daß das gesamtsystem zusammenbrechen würde, nur weil einer seine Blase entleeren müßte. Aber vielleicht habe ich auch in den falschen Betrieben gearbeitet...
Aber du hattest vom papierlosen, digitalen Büro gesprochen, deshalb habe ich natürlich getimte Produktionsabläufe nicht berücksichtigt...

[Renegat]

In einer Produktionsgruppe sehe ich das ein. Auch in einem strengen logistischen Prozess, wo alles aufeinander abgestimmt sein muss. (Gut finde ich es dennoch nicht- ein bißchen Spielraum wäre für die Mitarbeiter sicherlich von Vorteil.) In einem Büro halte ich solche strengen Arbeitsabläufe aber für übertrieben. Zumindest kenne ich keinen Büroalltag, in dem die Arbeitsabläufe so verzahnt und vernetzt sind, daß das gesamtsystem zusammenbrechen würde, nur weil einer seine Blase entleeren müßte. Aber vielleicht habe ich auch in den falschen Betrieben gearbeitet...
Aber du hattest vom papierlosen, digitalen Büro gesprochen, deshalb habe ich natürlich getimte Produktionsabläufe nicht berücksichtigt...

In der Produktion am Fließband kann man natürlich nicht einfach weggehen und Pause machen, das ist klar. Fluglotsen und Weichensteller bei der Bahn auch nicht. Im Büro kann ich mir höchstens Call-Center-Agents und Mitarbeiter mit Kundenverkehr vorstellen, die ihre Pausen abstimmen müssen.
Ansonsten sehe ich es wie Bunbury, je mehr geregelt und überwacht wird, desto kontraproduktiver zur Vermeidung von Stress.
Dazu kommen noch die Arbeitsschutzgesetze, danach muß nach 2 Std. Bildschirmarbeit eine Pause gemacht werden für die Augen. Heute gibt es in Büros nur noch Bildschirmarbeit, entspannende Ablagearbeiten sind entfallen, d.h. man starrt eigentlich permanent auf den Bildschirm und arbeitet hochkonzentriert. Selbst beim Telefonieren muß man parallel den Fall aufrufen und gleichzeitig dokumentieren etc.
Immer wenn ich einen schwierigen Fall bearbeiten muß, bei dem eben nicht die Standardroutine reicht, habe ich die Erfahrung gemacht, dass manchmal schon der Gang auf´s WC oder zur Kaffeemaschine reicht, um im Gehirn Arbeitsspeicher freizuschaufeln, dabei fällt mir meist der beste Weg zur Bearbeitung ein. Seit ich Home-office mache, habe ich eine größere Auswahl an Routinetätigkeiten für die Hände. Ich würde das bißchen Hausarbeit zwischendurch noch nicht mal richtig als Arbeitspause werten, weil mir dabei die kreativsten Lösungen und Formulierungen einfallen.
Jeder Mensch hat außerdem einen anderen Tagesverlauf, der eine ist morgens am fittesten und bearbeitet schwierige Fälle zuerst, schafft nachmittags nur noch Routinen, beim nächsten ist es umgekehrt. Wenn es irgend möglich ist, sollte es dem Mitarbeiter überlassen sein, wie er sich seine Arbeit einteilt.

[dieter]

In einer Produktionsgruppe sehe ich das ein. Auch in einem strengen logistischen Prozess, wo alles aufeinander abgestimmt sein muss. (Gut finde ich es dennoch nicht- ein bißchen Spielraum wäre für die Mitarbeiter sicherlich von Vorteil.) In einem Büro halte ich solche strengen Arbeitsabläufe aber für übertrieben. Zumindest kenne ich keinen Büroalltag, in dem die Arbeitsabläufe so verzahnt und vernetzt sind, daß das gesamtsystem zusammenbrechen würde, nur weil einer seine Blase entleeren müßte. Aber vielleicht habe ich auch in den falschen Betrieben gearbeitet...
Aber du hattest vom papierlosen, digitalen Büro gesprochen, deshalb habe ich natürlich getimte Produktionsabläufe nicht berücksichtigt...

In der Produktion am Fließband kann man natürlich nicht einfach weggehen und Pause machen, das ist klar. Fluglotsen und Weichensteller bei der Bahn auch nicht. Im Büro kann ich mir höchstens Call-Center-Agents und Mitarbeiter mit Kundenverkehr vorstellen, die ihre Pausen abstimmen müssen.
Ansonsten sehe ich es wie Bunbury, je mehr geregelt und überwacht wird, desto kontraproduktiver zur Vermeidung von Stress.
Dazu kommen noch die Arbeitsschutzgesetze, danach muß nach 2 Std. Bildschirmarbeit eine Pause gemacht werden für die Augen. Heute gibt es in Büros nur noch Bildschirmarbeit, entspannende Ablagearbeiten sind entfallen, d.h. man starrt eigentlich permanent auf den Bildschirm und arbeitet hochkonzentriert. Selbst beim Telefonieren muß man parallel den Fall aufrufen und gleichzeitig dokumentieren etc.
Immer wenn ich einen schwierigen Fall bearbeiten muß, bei dem eben nicht die Standardroutine reicht, habe ich die Erfahrung gemacht, dass manchmal schon der Gang auf´s WC oder zur Kaffeemaschine reicht, um im Gehirn Arbeitsspeicher freizuschaufeln, dabei fällt mir meist der beste Weg zur Bearbeitung ein. Seit ich Home-office mache, habe ich eine größere Auswahl an Routinetätigkeiten für die Hände. Ich würde das bißchen Hausarbeit zwischendurch noch nicht mal richtig als Arbeitspause werten, weil mir dabei die kreativsten Lösungen und Formulierungen einfallen.
Jeder Mensch hat außerdem einen anderen Tagesverlauf, der eine ist morgens am fittesten und bearbeitet schwierige Fälle zuerst, schafft nachmittags nur noch Routinen, beim nächsten ist es umgekehrt. Wenn es irgend möglich ist, sollte es dem Mitarbeiter überlassen sein, wie er sich seine Arbeit einteilt.

Lieber Renegat,
solange ich noch gearbeitet habe, gab es nach zwei Stunden keine Pause von der Bildschirmarbeit. Vielleicht hat sich das inzwischen geändert Natürlich konnte man einmal in die Registratur gehen um sich neue Akten zu holen, die gab es natürlich auch noch oder man hat mit der Schreibkraft ein Schwätzchen gehalten.